Kassenmeldung 2025: Was jetzt auf Gastronomen zukommt

Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine neue gesetzliche Pflicht in Kraft, die insbesondere Gastronomiebetriebe betrifft: die elektronische Kassenmeldung. Wer in seinem Betrieb ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss dieses künftig offiziell an das Finanzamt melden – und zwar über das Online-Portal „Mein ELSTER“.

Was nach Bürokratie klingt, ist tatsächlich eine ernste Angelegenheit: Wer die Fristen versäumt oder unvollständige Angaben macht, riskiert Bußgelder und unangenehme Rückfragen vom Finanzamt.

Aber keine Sorge – wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, was genau gemeldet werden muss, wer betroffen ist und wie Sie die neue Regelung einfach und rechtssicher umsetzen. Als Berater für die Gastronomie bringen wir Klarheit ins Steuerwirrwarr – und helfen Ihnen dabei, sich um das Wesentliche zu kümmern – und zwar Ihre Gäste.

Was ist die Kassenmeldung überhaupt?

Die Kassenmeldung ist eine neue gesetzliche Pflicht zur Mitteilung elektronischer Kassensysteme an die Finanzverwaltung. Hintergrund ist das Ziel, Manipulationen an Kassendaten zu verhindern und für mehr Transparenz zu sorgen – insbesondere in bargeldintensiven Branchen wie der Gastronomie.

Konkret bedeutet das: Wenn Sie in Ihrem Betrieb eine elektronische Registrierkasse, ein Kassensystem auf dem Tablet oder eine Kassen-App einsetzen, müssen Sie dieses System ab 2025 aktiv beim Finanzamt melden. Das gilt auch für viele Kassensoftware-Lösungen mit integriertem Kassenbuch oder Bon-Funktion, wie sie häufig in modernen Gastronomiebetrieben eingesetzt werden.

Wichtig: Nicht nur die Nutzung, sondern bereits die Möglichkeit zur Nutzung eines solchen Systems löst die Meldepflicht aus. Auch wenn Sie z. B. ein Warenwirtschaftssystem mit eingebauter Kassenfunktion haben, das Sie (noch) nicht aktiv verwenden – es muss trotzdem gemeldet werden!

Wer ist betroffen?

Kurz gesagt: Fast alle Gastronomiebetriebe, die ein elektronisches Kassensystem verwenden – und das sind heute die meisten.

Betroffen sind unter anderem:

• klassische Registrierkassen und POS-Systeme (z. B. von orderbird, Vectron, Lightspeed etc.)

• Kassensoftware auf Tablets oder Smartphones

• Cloudbasierte Kassensysteme mit Online-Zugriff

• Kassenmodule in Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystemen

Auch EC-Terminals, die mit einer Kassensoftware verbunden sind, sowie mobile Lösungen im Foodtruck oder auf Veranstaltungen fallen unter die Regelung – sofern sie Zahlungen dokumentieren können.

Wichtig für viele Gastronomen: Auch wenn die Kasse nur zeitweise oder mobil eingesetzt wird, ist sie meldepflichtig. Und selbst wenn Sie mehrere Standorte oder mobile Verkaufsstellen haben, muss jede Betriebsstätte separat berücksichtigt werden.

Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Kassendienstleister nach, ob Ihre Lösung von der Kassenmeldung betroffen ist – oder sprechen Sie uns gerne direkt an.

Welche Daten müssen gemeldet werden?

Die Kassenmeldung ist kein Freitext, sondern muss elektronisch über ein standardisiertes Formular an das Finanzamt übermittelt werden – entweder direkt über “Mein ELSTER” oder über eine technische Schnittstelle.

Folgende Angaben werden dabei verlangt:

• Name und Steuernummer Ihres Unternehmens

• Art des eingesetzten Kassensystems (z. B. Registrierkasse, App, Cloud-Lösung)

• Anzahl und Seriennummer der Geräte

• Datum der Anschaffung und – falls zutreffend – der Außerbetriebnahme

• Art der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie deren Seriennummer

• Zuordnung zur jeweiligen Betriebsstätte (z. B. Restaurant, Foodtruck, etc.)

Wichtig: Die Angaben müssen vollständig und korrekt sein – sonst drohen Rückfragen oder sogar Sanktionen. Halten Sie also Rechnungen, Gerätedaten und ggf. Installationsprotokolle bereit.

Wie funktioniert die technische Übermittlung

Damit Sie die Meldung möglichst einfach abgeben können, gibt es drei Wege – je nach System und technischer Ausstattung:

1. Manuelle Eingabe im ELSTER-Portal
Ideal für kleine Betriebe mit nur einer Kasse – aber aufwändig und fehleranfällig.

2. Import einer XML-Datei aus dem Kassensystem
Viele moderne Kassensysteme bieten ab 2025 einen Export an, der dann direkt in ELSTER hochgeladen werden kann.

3. Automatische Übermittlung aus der Kassensoftware
Die bequemste Lösung: Einige Anbieter ermöglichen es, die Kassenmeldung direkt aus dem System oder der Cloud-TSE herauszuschicken.

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden: Sichern Sie sich immer eine Kopie der übermittelten Daten als PDF und archivieren Sie diese zusammen mit Ihrer Verfahrensdokumentation. Das ist Pflicht – und spart im Prüfungsfall viel Stress.

Jetzt aktiv werden und rechtssicher aufstellen

Die Kassenmeldung 2025 ist mehr als nur eine Formsache – sie ist Teil einer konsequenten Digitalisierung im Steuerwesen und betrifft nahezu alle Gastronomen in Deutschland. Wer jetzt handelt, erspart sich nicht nur unnötigen Ärger mit dem Finanzamt, sondern schafft auch Ordnung in der eigenen Kassenlandschaft.

Entscheidend ist, dass Sie wissen, was gemeldet werden muss, welche Fristen gelten und wie die Daten übermittelt werden.

Sie möchten sich nicht selbst durch ELSTER und Seriennummern wühlen? Kein Problem!

Als Gastronomieberater unterstützt Durchstarter Sie Schritt für Schritt – von der Vorbereitung bis zur technischen Umsetzung. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre Kasse nicht nur läuft, sondern auch regelkonform angemeldet ist.