Controlling in der Gastronomie 2026 – Mit klaren Zahlen bessere Entscheidungen treffen

Die Gastronomie steuert auf ein kritisches Jahr 2026 zu. Die Branche befindet sich laut aktuellen Wirtschaftsberichten bereits im sechsten Verlustjahr in Folge, und auch für 2026 wird ein intensiver Kostendruck erwartet. Energiepreise bleiben hoch, Personalkosten steigen weiter, Lebensmittel werden teurer – und gleichzeitig reagieren Gäste zunehmend preissensibel, wodurch klassische Preiserhöhungen nur noch begrenzt funktionieren.

Hinzu kommt ein härter werdender Wettbewerb: Lieferdienste und Systemgastronomie gewinnen Marktanteile, während viele unabhängige Betriebe um ihre Liquidität kämpfen. Genau deshalb wird eine klare betriebswirtschaftliche Steuerung zur unternehmerischen Pflicht. Wer seine Kalkulation nicht im Griff hat, verliert schnell an Boden – und das oft, ohne es zu merken.

Genau an diesem Punkt zeigt sich der Wert einer professionellen Gastronomieberatung. Ein erfahrener Berater für Gastronomie erkennt in wenigen Stunden, wo ein Betrieb Geld verliert: fehlerhafte Kalkulationen, unklare Wareneinsätze, fehlende Deckungsbeiträge, ineffiziente Arbeitsabläufe oder falsch angesetzte Preise. Viele dieser Schwachstellen sind dem Team nicht bewusst – sie wirken „normal“, kosten aber jeden Monat wertvolle Margen.

Durch//Starter Gastronomieberatung unterstützt Betriebe genau dabei: transparente Kennzahlen schaffen, Wareneinsatz optimieren, Energiekosten analysieren, Preismodelle entwickeln und die gesamte Kostenstruktur zukunftssicher gestalten.

Warum klare Kennzahlen im Jahr 2026 zur Überlebensfrage werden

Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für Restaurants verschärfen sich weiter. Während Betriebe noch immer unter den Effekten der letzten Jahre stehen, zeigt sich bereits jetzt: 2026 wird für viele gastronomische Unternehmen ein entscheidendes Jahr.

Laut aktuellen Branchenanalysen kämpfen Restaurants zunehmend mit einer gefährlichen Kombination aus steigenden Betriebskosten und gleichzeitig rückläufigen Gästezahlen. Die Wirtschaftsplattform Markt & Mittelstand berichtet ausführlich über diesen Trend und warnt vor einem möglichen „Gastro-Kollaps“, bei dem tausende Betriebe bedroht seien.

Hinzu kommt, dass Gäste deutlich sensibler auf Preissteigerungen reagieren. Selbst moderate Preisanpassungen können inzwischen zu sinkender Besuchsfrequenz führen – ein gefährlicher Trend in einer Zeit, in der steigende Rohstoff-, Energie- und Personalkosten eigentlich höhere Preise erforderlich machen würden.

Diese gegensätzlichen Kräfte führen zu einem Dilemma:

• Kosten steigen weiter,

• Preiserhöhungen werden schwerer umsetzbar,

• Gästezahlen gehen zurück,

• und Margen schrumpfen auf ein Minimum.

Für viele Betriebe ist das bereits existenzbedrohend. Genau hier zeigt sich, warum eine präzise Kostenstruktur und professionelle Kalkulation durch einen erfahrenen gastro Berater oder Unternehmensberater in der Gastronomie unverzichtbar wird.

Warum viele Restaurants ihre Kosten falsch einschätzen

In unseren Gastronomieberatungen zeigt sich immer wieder:
Die meisten Restaurants glauben, ihre Zahlen zu kennen – aber sie kennen nur die groben Summen, nicht die entscheidenden Details.

Typische Fehleinschätzungen:

• Der reale Wareneinsatz liegt oft deutlich höher als gedacht.

• Personalkosten wirken stabil, sind aber ineffizient verteilt.

• Energiekosten werden als „fix“ betrachtet, obwohl bis zu 20 % einsparbar wären.

• Liquidität wird nur monatlich statt wöchentlich geprüft.

Fehlt dieser Überblick, treffen Gastronomen Entscheidungen „aus dem Gefühl heraus“.
Doch 2026 reicht Bauchgefühl nicht mehr – Betriebe brauchen Daten, Transparenz und eine klare Kostenstruktur.

Die größten Kostenfallen in der Gastronomie – und wie Sie sie vermeiden

Viele gastronomische Betriebe rutschen in wirtschaftliche Schwierigkeiten, nicht weil sie schlecht geführt sind, sondern weil einige Kostenfallen unterschätzt oder gar nicht erkannt werden. Die folgenden Bereiche sind besonders kritisch – und gleichzeitig genau dort, wo die Durch//Starter Gastronomieberatung in kurzer Zeit große Wirkung entfalten kann.

1. Wareneinsatz – der unsichtbare Renditekiller

Der Wareneinsatz ist für die meisten Restaurants der größte Kostenblock.
Umso tragischer ist es, dass viele Betriebe ihn nicht präzise steuern.

Typische Schwachstellen, die ein gastro Berater sofort erkennt:

• keine standardisierten Rezepturen
• unterschiedliche Portionierungen
• Preisschwankungen bei Lieferanten ohne Nachverhandlung
• zu große Speisekarten → hoher Ausschuss
• fehlende Deckungsbeitragsrechnung (DB I & DB II)
• Wareneinsatzberechnung nur monatlich statt wöchentlich

Warum das teuer ist:

Schon eine 2–3 % Abweichung im Wareneinsatz kann mehrere Tausend Euro pro Jahr kosten.

Praxisbeispiel:

Ein Restaurant mit 60 Sitzplätzen spart durch Rezeptstandardisierung und DB-Berechnung 8 % Wareneinsatz ein – ohne eine einzige Preiserhöhung.

So vermeiden Sie die Falle:

• Rezepturen schriftlich festlegen

• Wöchentliche Wareneinsatzkontrolle statt monatliche

• Speisekarte verkleinern (weniger Auswahl = bessere Marge)

• Deckungsbeiträge für jedes Gericht berechnen

• Lieferanten regelmäßig vergleichen und Konditionen neu verhandeln

2. Energiekosten – die zweite große Kostenfalle

Energie bleibt auch 2026 ein zentraler Kostentreiber. Viele Restaurants zahlen zu viel, weil Geräte ineffizient laufen oder Arbeitsabläufe nicht abgestimmt sind. Kühltechnik, Warmhaltegeräte und alte Maschinen erhöhen den Verbrauch oft erheblich – ohne dass es jemand bemerkt.

Effizienter wird es durch:

• optimierte Gerätezeiten

• regelmäßige Wartung

• LED-Umrüstung

• klare Abschaltregeln für Küche und Service

Ein erfahrener Berater für Gastronomie erkennt Energieverluste schnell – meist reicht schon ein Blick auf Abläufe und Verbrauchsmuster.

3. Personalkosten – kein Sparfeld, sondern ein Steuerungsfeld

Personalkosten steigen, doch das eigentliche Problem liegt oft nicht in der Höhe, sondern in der Struktur. Dienstpläne orientieren sich häufig an Gewohnheiten statt an realen Umsatzmustern. Dadurch sind Betriebe in ruhigen Phasen überbesetzt und in Stoßzeiten unterbesetzt – mit negativen Ergebnissen für Servicequalität und Kosten.

Bessere Planung entsteht durch:

• Schichten nach Nachfrage statt nach Routine

• eine klare Aufgabenverteilung

• realistische Produktivitätskennzahlen

So sinken die Personalkosten, ohne Personal abzubauen – ein Ansatz, den professionelle Gastronomieberatung seit Jahren erfolgreich nutzt.

4. Liquidität – das unterschätzte Risiko

Viele Restaurants blicken nur einmal im Monat auf ihre Liquidität. Doch gerade 2026, mit schwankenden Gästezahlen, ist das zu selten. Zu hohe Lagerbestände, fehlende Zahlungsziele oder unklare Forderungsstrukturen können dazu führen, dass ein Betrieb zahlungsengpasskritisch wird, obwohl er eigentlich rentabel arbeitet.

Sicherer wird es durch:

• ein wöchentliches Liquiditätsmonitoring

• klare Bestell- und Lagerprozesse

• regelmäßige Lieferantengespräche

Eine stabile Liquidität ist häufig der entscheidende Unterschied zwischen kurzfristigem Überleben und langfristigem Erfolg.

Die wichtigsten Stellschrauben für klare Zahlen und wirtschaftliche Steuerung

Eine Kennzahlensteuerung beginnt nicht mit komplizierten Tabellen, sondern mit einem klaren Verständnis für die wichtigsten Stellschrauben im Tagesgeschäft. In der Durch//Starter Gastronomieberatung zeigt sich immer wieder: Wer an den richtigen Punkten ansetzt, verbessert seine Rentabilität oft schon innerhalb weniger Wochen – ganz ohne radikale Veränderungen. Die folgenden fünf Bereiche gehören zu den wirksamsten Hebeln, die jeder Betrieb sofort nutzen kann.

1. Wareneinsatz klar strukturieren

Eine präzise Kalkulation ist die Basis jeder erfolgreichen Gastronomie. Oft fehlt es an einheitlichen Rezepturen, konsequenter Portionierung oder einer regelmäßigen Wareneinsatzanalyse.
Schon einfache Schritte helfen:

• Rezepturen schriftlich festlegen

• Portionsgrößen standardisieren

• wöchentliche Wareneinsatzkontrolle etablieren

Das sorgt für Klarheit und schützt Ihre Marge – ein zentraler Vorteil, den jeder erfahrene Berater für Gastronomie nutzt.

2. Preise strategisch anpassen – nicht einfach erhöhen

Gäste reagieren laut aktuellen Berichten deutlich sensibler auf Preissteigerungen. Preisanpassungen funktionieren deshalb nur, wenn sie strategisch erfolgen:

• Preise nach Deckungsbeitrag statt nach Gefühl anpassen

• weniger rentable Gerichte überarbeiten oder entfernen

• Mehrwert klar kommunizieren („regional“, „hausgemacht“, „premium“)

So bleiben Preisänderungen nachvollziehbar – und Gäste bleiben trotz steigender Kosten.

3. Dienstplanung nach Nachfrage – nicht nach Gewohnheit

Viele Personalkosten entstehen durch schlecht abgestimmte Dienstpläne. Entscheidend ist nicht, weniger Personal zu haben, sondern es passend einzusetzen:

• Schichten nach Umsatzmustern planen

• Stoßzeiten klar definieren

• Doppelbesetzungen nur dort, wo sie wirklich sinnvoll sind

So reduzieren Sie Kosten, ohne Qualität oder Geschwindigkeit zu verlieren – ein typischer Ansatz in jeder professionellen Gastronomieberatung.

4. Energieverbrauch aktiv steuern

Energie bleibt 2026 ein zentraler Kostentreiber. Besonders Kühltechnik und Küchengeräte verursachen stillschweigend hohe Kosten.

Wirksame Maßnahmen:

• Geräte gezielt ein- und ausschalten

• Kühlung und Temperaturführung optimieren

• Warmhaltezeiten verkürzen

• LED und Zeitschalttechnik nutzen

Oft reichen kleine Anpassungen für messbare Einsparungen.

5. Liquidität stabilisieren – der wichtigste Sicherheitsfaktor

Viele Restaurants arbeiten rentabel, geraten aber dennoch in Engpässe, weil Liquidität nicht regelmäßig überwacht wird. Schon ein einfaches System schafft Sicherheit:

• Liquidität wöchentlich prüfen

• Bestellmengen optimieren

• Zahlungsziele mit Lieferanten verhandeln

• unnötige Lagerbestände abbauen

Eine stabile Liquidität verschafft Handlungsspielraum – gerade in Zeiten volatiler Gästezahlen.

Fazit – Kosten im Griff, Zukunft gesichert

Die wirtschaftlichen Herausforderungen der Gastronomie werden auch 2026 anspruchsvoll bleiben. Steigende Betriebskosten, zunehmende Preissensibilität der Gäste und ein härterer Wettbewerb machen deutlich: Erfolg entsteht heute nicht mehr durch Bauchgefühl, sondern durch klare Strukturen und sauberer Kalkulation. Wer seine Zahlen kennt, trifft bessere Entscheidungen – und sichert Stabilität auch in unsicheren Zeiten.

Die wichtigsten Stellschrauben liegen dabei im Alltag: ein präziser Wareneinsatz, strategische Preisgestaltung, intelligente Dienstpläne, ein kontrollierter Energieverbrauch und eine stabile Liquidität. Betriebe, die diese Bereiche aktiv steuern, verbessern nicht nur ihre Rentabilität, sondern gewinnen auch mehr Handlungsspielraum für Qualität, Teamführung und Gästezufriedenheit.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass in Ihrem Betrieb noch ungenutztes Potenzial steckt oder Ihre Kostenstrukturen nicht so klar sind, wie sie sein sollten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt zu handeln. Die Durch//Starter Gastronomieberatung unterstützt Sie dabei, Ihren Wareneinsatz, Ihre Personalkosten, Ihre Energieverbräuche und Ihre Liquidität professionell zu strukturieren – damit Sie 2026 wirtschaftlich stabiler und zukunftssicher aufgestellt sind.

Vereinbaren Sie jetzt eine unverbindliche Erstanalyse und erfahren Sie, an welchen Stellschrauben Sie sofort mehr wirtschaftlichen Erfolg erzielen können.
Gemeinsam bringen wir Klarheit in Ihre Zahlen – und Ihren Betrieb auf Kurs.