BAFA-Förderung: Ablauf, Voraussetzungen und Tipps für Unternehmen
Viele Gastronomiebetriebe stehen heute vor großen Herausforderungen: steigende Kosten, Fachkräftemangel, wachsende Konkurrenz und die Notwendigkeit, sich digital und nachhaltig aufzustellen. Um diese Aufgaben zu meistern, greifen immer mehr Unternehmen auf externe Beratung zurück – und genau hier setzt die BAFA-Förderung an. Sie bietet kleinen und mittelständischen Gastronomiebetrieben eine finanzielle Unterstützung, um professionelle Beratungsleistungen kostengünstig in Anspruch zu nehmen.
In diesem Beitrag erklären wir, wie die BAFA-Förderung für Gastronomen funktioniert, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie der gesamte Ablauf Schritt für Schritt aussieht.
Was ist die BAFA Förderung
Die BAFA-Förderung ist ein staatliches Zuschussprogramm des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Sie wurde ins Leben gerufen, um Unternehmen – insbesondere kleinen und mittelständischen Betrieben – bei der Finanzierung externer Beratungsleistungen zu unterstützen. Für die Gastronomiebranche ist sie besonders interessant, da sie den Zugang zu erfahrenen Beratern erleichtert, die helfen, das Geschäft effizienter, profitabler und zukunftssicher aufzustellen.
Ob es um die Optimierung von Betriebsabläufen, die Einführung digitaler Systeme wie Reservierungstools oder Kassensysteme, die Entwicklung neuer gastronomischer Konzepte oder um Nachhaltigkeit geht – mit der BAFA-Förderung können Gastronomen gezielt Expertise einkaufen, ohne hohe Eigenkosten tragen zu müssen.
Die BAFA-Förderung ist nicht nur eine Möglichkeit, kostengünstig professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen. Sie kann auch ein idealer Einstieg in eine umfassendere Premium-Beratung sein.
Voraussetzungen und Förderkriterien für Gastronomen
Die BAFA-Förderung richtet sich gezielt an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) – auch in der Gastronomiebranche. Besonders Gastronomiebetriebe profitieren von den finanziellen Zuschüssen, da sie in einem hart umkämpften Marktumfeld stehen, in dem Effizienz, Rentabilität und Anpassungsfähigkeit entscheidend sind. Um die BAFA-Förderung erfolgreich zu beantragen, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Wer ist förderfähig
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat klare Kriterien definiert, die ein Unternehmen erfüllen muss, um eine Förderung zu erhalten. Insbesondere Gastronomiebetriebe, die ihre Prozesse verbessern, ihr Geschäftsmodell anpassen oder ihre Wirtschaftlichkeit steigern möchten, können von dieser Förderung profitieren.
Ausgeschlossen von der BAFA-Förderung sind:
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Unternehmen, die bereits durch andere Programme umfassend gefördert wurden, können unter Umständen keine zusätzliche BAFA-Förderung erhalten.
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Gastronomiebetriebe, die sich in einem laufenden Insolvenzverfahren befinden, sind von der Förderung ausgeschlossen.
Unternehmensgröße – und struktur:
Der Betrieb muss zu den kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) gemäß der EU-Definition zählen:
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Mitarbeiteranzahl: Weniger als 250 Vollzeitkräfte.
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Jahresumsatz: Maximal 50 Millionen Euro oder eine Bilanzsumme von höchstens 43 Millionen Euro.
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Auch Einzelunternehmer und Familienbetriebe in der Gastronomie erfüllen in der Regel diese Anforderungen.
Standort der Gastronomie
Der Hauptsitz oder eine relevante Betriebsstätte des gastronomischen Unternehmens muss in Deutschland liegen. Regionale Unterschiede spielen eine Rolle bei der Höhe des Zuschusses, beispielsweise gibt es höhere Fördersätze in den neuen Bundesländern.
Individueller Unterstützungsbedarf je nach Betriebsphase
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Junge Unternehmen: Betriebe, die weniger als zwei Jahre am Markt sind, gelten als junge Unternehmen. Sie können gezielt Beratung zur Unternehmensführung und zum Geschäftsaufbau gefördert bekommen.
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Bestandsunternehmen: Diese Gruppe umfasst Gastronomiebetriebe, die bereits länger als zwei Jahre am Markt aktiv sind. Hier liegt der Fokus der Förderung häufig auf Wachstum, Digitalisierung oder Prozessoptimierung.
Unternehmen in Schwierigkeiten: Auch Gastronomiebetriebe, die wirtschaftlich angeschlagen sind, können gezielte Turnaround-Beratung gefördert bekommen, um sich neu aufzustellen.
Welche Beratungsleistungen sind förderfähig
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Für Gastronomiebetriebe bietet die BAFA-Förderung eine Vielzahl an Themenfeldern:
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Wirtschaftliche Beratung: Optimierung von Kostenstrukturen, Preisgestaltung, Liquiditätsmanagement.
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Strategische Neuausrichtung: Entwicklung neuer Geschäftsfelder wie Take-Away-Konzepte, Eventgastronomie oder Franchise-Modelle.
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Digitalisierung und IT-Sicherheit: Einführung von digitalen Kassensystemen, Reservierungstools, Online-Marketing und Social Media Strategien.
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Prozessoptimierung: Effizienzsteigerung im Einkauf, Lagerhaltung, Wareneinsatzkontrolle und Personalplanung.
Nachhaltigkeit und Energieeffizienz: Beratung zur Reduzierung von Lebensmittelabfällen, Einsatz von regionalen Produkten und nachhaltigen Verpackungslösungen.
Wichtig: Die geförderte Beratung darf ausschließlich durch einen vom BAFA zugelassenen Berater durchgeführt werden. Der Berater muss in der offiziellen Beraterdatenbank des BAFA gelistet sein. Ein Gastronomieberater mit Branchenerfahrung ist hierbei besonders wertvoll, da er die speziellen Herausforderungen des Marktes kennt und praxisnahe Lösungsansätze bietet.
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Förderhöhe für Gastronomen
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Die Höhe des Zuschusses variiert je nach Unternehmenssitz:
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40 % Zuschuss in den alten Bundesländern (maximal 1.700 Euro).
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80 % Zuschuss in den neuen Bundesländern sowie in Regionen mit besonderem Förderbedarf (maximal 2.800 Euro).
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Die förderfähigen Beratungskosten liegen dabei zwischen 3.500 und 4.000 Euro.
Schritt-für-Schriitt Ablauf der BAFA Förderung
Die Beantragung und Abwicklung der BAFA-Förderung folgt einem klar strukturierten Prozess. Gerade für Gastronomen, die im hektischen Alltag oft wenig Zeit für Bürokratie haben, ist es wichtig zu wissen, welche Schritte notwendig sind – und wie sie effizient umgesetzt werden können.
Schritt 1: Passenden BAFA-zertifizierten Berater finden
Der erste und wichtigste Schritt: Suche dir einen Berater, der auf die Herausforderungen der Gastronomie spezialisiert ist und bei der BAFA registriert ist. Nur Beratungen durch gelistete Experten sind förderfähig. Ein Gastronomieberater kennt die branchenspezifischen Herausforderungen und kann praxisnahe Lösungen bieten, z. B. zur Kalkulation des Wareneinsatzes oder zur Prozessoptimierung im Service.
Schritt 2: Förderantrag online stellen
Bevor die Beratung beginnt, muss der Antrag beim BAFA gestellt werden. Der Antrag wird online ausgefüllt und eingereicht. Wichtig: Du darfst erst mit der Beratung starten, wenn die Eingangsbestätigung des BAFA vorliegt.
Schritt 3: Beratungsleistung erbringen
Sobald der Antrag genehmigt wurde, startet die eigentliche Beratung. Der Berater analysiert die aktuelle Situation deines Gastronomiebetriebs, identifiziert Schwachstellen und entwickelt gemeinsam mit dir individuelle Lösungen.
Beispiele:
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Verbesserung des Waren- und Personaleinsatzes
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Einführung eines digitalen Bestellsystems oder Kassensystems
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Entwicklung eines neuen Gastro-Konzepts (z. B. To-Go-Angebote, Lieferservice)
Schritt 4: Beratungsbericht erstellen
Nach Abschluss der Beratung erstellt dein Berater einen Abschlussbericht. Dieser dokumentiert die durchgeführten Maßnahmen und Ergebnisse und wird als Nachweis für das BAFA benötigt.
Schritt 5: Verwendungsnachweis einreichen
Nach der Beratung reichst du über das BAFA-Portal die notwendigen Nachweise ein:
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Der Beratungsbericht
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Eine Rechnung über die Beratung
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Ein Zahlungsnachweis (z. B. Kontoauszug) Sobald die Unterlagen geprüft sind, erfolgt die Auszahlung der Förderung direkt auf dein Geschäftskonto.
Tipps, Tricks und Best Practices für Gastronomen
Damit du das volle Potenzial der BAFA-Förderung für deinen Gastronomiebetrieb ausschöpfen kannst, gibt es einige bewährte Vorgehensweisen:
1. Frühzeitig den richtigen Berater wählen
Die geförderte Beratung darf ausschließlich durch einen vom BAFA zertifizierten Berater durchgeführt werden. Nur Berater, die in der offiziellen Beraterdatenbank des BAFA gelistet sind, erfüllen die formalen Anforderungen. Für Gastronomiebetriebe lohnt es sich, gezielt einen Berater zu wählen, der nicht nur die BAFA-Zulassung besitzt, sondern auch branchenspezifische Erfahrung in der Gastronomie mitbringt. So erhältst du nicht nur eine formal förderfähige, sondern auch praxisnahe und zielführende Beratung.
2. Klare Zielsetzung für die Beratung
Bevor du den Antrag stellst, solltest du dir über deine Ziele im Klaren sein. Nur mit einer klar definierten Fragestellung kann die Beratung gezielt auf deine individuellen Bedürfnisse eingehen. Überlege dir im Vorfeld:
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Möchtest du dein Unternehmen profitabler und wirtschaftlicher gestalten?
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Brauchst du eine bessere Personalplanung, um Schwankungen im Service abzufangen?
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Planst du eine Digitalisierung deines Gastronomiebetriebs, zum Beispiel mit einem Online-Reservierungssystem oder einem Lieferservice?
Je konkreter du deine Themen und Ziele formulierst, desto größer ist der Nutzen, den du aus der Beratung ziehst.
3. Auf vollständige Unterlagen achten
Unvollständige oder fehlerhafte Anträge führen zu Verzögerungen. Dein Berater unterstützt dich dabei, alle erforderlichen Dokumente korrekt einzureichen. So geht nichts verloren, und der Prozess läuft reibungslos.
4. Die Fristen im Blick behalten
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Der Förderantrag muss vor Beginn der Beratung gestellt werden.
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Nach der Beratung hast du maximal 3 Monate Zeit, den Verwendungsnachweis einzureichen. Verpasst du Fristen, verfällt der Förderanspruch.
5. Die Förderung als Investition in die Zukunft verstehen
Die BAFA-Förderung deckt einen Großteil der Beratungskosten ab – nutze das als Chance, deinen Betrieb strategisch weiterzuentwickeln. Themen wie Digitalisierung, Nachhaltigkeit oder neue Vertriebskanäle sind in der Gastronomie keine „nice to haves“, sondern zentrale Erfolgsfaktoren.
Fazit
Die BAFA-Förderung ist eine wertvolle Unterstützung für Gastronomiebetriebe, die in ihre Zukunft investieren möchten. Ob es um die Digitalisierung von Prozessen, die Optimierung des Wareneinsatzes oder die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle geht – mit einer geförderten Beratung kannst du dein Unternehmen gezielt weiterentwickeln, ohne das volle finanzielle Risiko zu tragen.
Gerade in der Gastronomie, wo Margen oft knapp sind und externe Expertise ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein kann, lohnt sich die BAFA-Förderung doppelt. Mit bis zu 80 % Zuschuss bleibt der finanzielle Eigenanteil überschaubar, während du von professioneller Beratung profitierst.
Gerne beraten wir dich zu den Möglichkeiten der BAFA-Förderung für deinen Gastronomiebetrieb. In einem kurzen Erstgespräch klären wir, ob dein Betrieb die Voraussetzungen erfüllt und welche Potenziale wir gemeinsam heben können.