Eventcatering: Wachstumsmotor für die Gastronomie

Die Gastronomie steckt mitten im Wandel. Steigende Kosten für Personal, Energie und Lebensmittel machen vielen Betrieben zu schaffen. Gleichzeitig ist qualifiziertes Personal schwer zu finden, während die Gästezahlen schwanken. Das klassische Restaurantgeschäft ist dadurch für viele Gastronomen ein täglicher Balanceakt: harter Einsatz, aber am Monatsende bleibt oft zu wenig Profit übrig.

Hinzu kommt: Das Verhalten der Gäste hat sich verändert. Spontan „mal eben essen gehen“ wird seltener – die Menschen sind preissensibler geworden. Wer heute sein hart verdientes Geld in die Hand nimmt, erwartet nicht nur gutes Essen, sondern ein Erlebnis. Atmosphäre, Service und emotionale Momente sind für viele Gäste genauso wichtig wie das Menü selbst.

Genau an diesem Punkt gewinnt Eventcatering und Veranstaltungen an Bedeutung. Während das Restaurantgeschäft stark vom Zufall und Tagesgeschäft geprägt ist, bietet Eventcatering eine klare Planbarkeit. Feste Gästezahlen, kalkulierbare Mengen und Pauschalpreise schaffen Sicherheit. Dazu kommen Zusatzumsätze durch Getränke, Dekoration oder Technik, die mit relativ geringem Aufwand zusätzliche Margen bringen.

Für viele Betriebe ist Eventcatering daher längst mehr als nur ein Zusatzgeschäft. Richtig aufgesetzt, kann es sich zu einer strategischen Umsatzsäule entwickeln – und den Unterschied zwischen einem überlebenden und einem florierenden Betrieb ausmachen.

Das Potenzial von Eventcatering

Warum gilt Eventcatering für viele Gastronomen als echter Wachstumsmotor? Ganz einfach: Es bringt Planbarkeit in eine Branche, die ansonsten stark vom Zufall lebt.

Im klassischen Restaurantbetrieb weiß niemand, wie viele Gäste an einem Dienstagabend kommen. Mal ist das Haus voll, mal bleiben die Plätze leer. Die Fixkosten aber laufen jeden Tag weiter. Beim Eventcatering sieht das anders aus: Hier gibt es feste Buchungen, klare Gästezahlen und gesicherte Umsätze.

Ein weiterer Vorteil: höhere Margen. Während im Restaurantgeschäft oft knapp kalkuliert werden muss, ermöglichen Events Pauschalpreise und standardisierte Abläufe. Das heißt: Der Wareneinsatz lässt sich exakter steuern, Personal effizienter einsetzen. Zudem bieten Events viele Möglichkeiten für Zusatzverkäufe – etwa Getränkepauschalen, Dekoration, Technik oder Entertainment. Alles Leistungen, die den Gesamtumsatz deutlich steigern, während der Grundaufwand weitgehend derselbe bleibt.

Auch die Kundengruppen sind ein wichtiger Aspekt. Mit Firmenkunden lassen sich wiederkehrende Aufträge sichern: Sommerfeste, Weihnachtsfeiern oder Tagungen stehen Jahr für Jahr im Kalender. Privatkunden hingegen – etwa Hochzeiten oder runde Geburtstage – bringen emotionale Großaufträge, die meist gut bezahlt werden. Wer beides clever kombiniert, baut sich ein stabiles Fundament aus planbaren Einnahmen und regelmäßigen Großveranstaltungen.

Kurz gesagt: Eventcatering bietet Gastronomen die Möglichkeit, weg vom unsicheren Tagesgeschäft, hin zu kalkulierbaren und profitablen Aufträgen zu gehen. Es ist nicht nur eine Zusatzchance – sondern kann zur zweiten tragenden Säule eines Betriebes werden.

Welche Formate besonders attraktiv sind

Das Schöne am Eventcatering: Es ist unglaublich vielseitig. Jeder Betrieb kann die Formate auswählen, die zu seiner Größe, seiner Küche und seiner Mannschaft passen. Dabei lassen sich vier große Bereiche unterscheiden:

1. Firmenkunden (B2B)
Unternehmen sind oft die verlässlichsten Auftraggeber. Ob Weihnachtsfeier, Sommerfest, Jubiläum oder Tagung – Firmen haben Budgets, brauchen Planungssicherheit und buchen häufig jedes Jahr aufs Neue. Wer sich hier etabliert, baut sich ein stabiles Fundament wiederkehrender Aufträge auf.

2. Privatkunden (B2C)
Hochzeiten, runde Geburtstage oder Jubiläen gehören zu den emotionalsten Events überhaupt. Gäste sind bereit, für ein unvergessliches Erlebnis mehr auszugeben. Für Gastronomen bedeutet das: höhere Durchschnittsumsätze und die Chance, mit Qualität und Service starke Empfehlungen zu erzeugen.

3. Vereine und Institutionen
Sportvereine, Musikvereine, Karnevalsgesellschaften oder Kommunen – fast alle veranstalten regelmäßig Feste. Hier geht es oft um größere Personenzahlen, und wer als verlässlicher Partner bekannt ist, wird regelmäßig angefragt.

4. Saisonale Events
Von der klassischen Weihnachtsfeier über Oster- oder Pfingstbrunch bis hin zum Silvester-Menü – saisonale Events lassen sich gut standardisieren und frühzeitig im Kalender blocken. Das bringt zusätzliche Planungssicherheit und hilft, Leerlaufzeiten auszugleichen.

Der entscheidende Punkt: Jeder Betrieb kann sein eigenes Event-Portfolio entwickeln. Ein Landgasthof setzt vielleicht stärker auf Vereine und Hochzeiten, während ein Stadtrestaurant bei Firmenfeiern punktet. Wichtig ist nur, die Formate klar zu definieren und mit festen Paketen sowie Preisen zu hinterlegen. So entsteht Struktur – und das Eventcatering wird zu einer verlässlichen Umsatzquelle.

Die Erfolgsfaktoren im Eventcatering

Wer Eventcatering erfolgreich aufbauen will, braucht mehr als nur gute Küche. Entscheidend sind klare Strukturen und ein professionelles Vorgehen. Fünf Faktoren spielen dabei eine Schlüsselrolle:

1. Strategie & Positionierung
Welchen Schwerpunkt willst du setzen? Hochzeiten? Firmenfeiern? Tagungen? Nur wer seine Zielgruppen kennt und ein klares Alleinstellungsmerkmal (USP) formuliert, hebt sich vom Wettbewerb ab. Das kann Regionalität sein, „Alles aus einer Hand“-Pakete oder eine besondere kulinarische Handschrift.

2. Aktiver Vertrieb
Eventaufträge fallen nicht vom Himmel. Erfolgreiche Gastronomen bauen Leadlisten auf, sprechen Firmen oder Vereine direkt an und nutzen Social Media sowie Google, um sichtbar zu sein. Wer wartet, verliert – wer aktiv wird, füllt seine Auftragsbücher.

3. Verkaufsstruktur
Vom ersten Telefonat bis zur Unterschrift braucht es einen roten Faden. Ein klarer Gesprächsleitfaden, verbindliche Follow-ups und eine attraktive Angebotspräsentation sind Pflicht. Nur so werden aus Anfragen auch Aufträge.

4. Organisation & Abläufe
Ein Event läuft nur so rund wie seine Vorbereitung. Standardisierte Checklisten, klare Ablaufpläne und definierte Rollen im Team sorgen dafür, dass jeder weiß, was wann zu tun ist. So bleibt der Stress gering und die Qualität hoch.

5. Controlling & Nachkalkulation
Nach dem Event ist vor dem Event. Nur wer regelmäßig nachrechnet – Wareneinsatz, Personaleinsatz, Zusatzumsätze – erkennt, welche Formate profitabel sind. Ein einfaches Reporting zeigt schwarz auf weiß, wo das Geschäft läuft und wo nachjustiert werden muss.

Diese Erfolgsfaktoren sind das Fundament dafür, dass Eventcatering nicht zum Chaos wird, sondern zur profitablen und stabilen Umsatzsäule.

Praxisbeispiel: Vom Restaurant zum planbaren Eventgeschäft

Ein Restaurant in einer mittelgroßen Stadt stand vor einer Situation, die viele Gastronomen kennen: Der reguläre Betrieb lief zwar ordentlich, aber die Margen waren gering und die Schwankungen groß. Mal war das Lokal voll, mal blieben die Tische leer. Für Investitionen und Rücklagen reichte es selten.

Der Inhaber entschied sich, Eventcatering als zweites Standbein aufzubauen. Der erste Schritt war eine klare Positionierung: Firmenfeiern und Hochzeiten sollten den Schwerpunkt bilden. Dafür entwickelte er feste Pakete – zum Beispiel ein All-inclusive-Angebot für 80 Gäste mit Buffet, Getränkepauschale und Servicepersonal. Klare Preise gaben den Kunden Sicherheit und machten das Angebot leicht verständlich.

Parallel begann er mit aktivem Vertrieb. Er erstellte eine Leadliste mit Unternehmen in der Region, sprach diese direkt an und veröffentlichte regelmäßig Fotos von Buffets auf Social Media. Auch die Stammgäste im Restaurant wurden angesprochen: „Wussten Sie, dass wir auch Hochzeiten und Firmenfeiern begleiten?“ Schon nach wenigen Wochen kamen die ersten Anfragen.

Nach drei Monaten standen die ersten festen Buchungen im Kalender. Innerhalb eines Jahres hatte sich das Eventgeschäft so etabliert, dass zwei bis drei Events pro Monat stattfanden – zusätzlich zum normalen Restaurantbetrieb. Der Zusatzgewinn lag bei rund 10.000 Euro im Monat.

Das Beispiel zeigt: Eventcatering ist kein Zufall. Mit klarer Struktur, aktivem Vertrieb und professionellen Abläufen kann jeder Gastronom sein Geschäft stabiler, profitabler und planbarer machen.

Fazit & Ausblick

Eventcatering ist für viele Gastronomiebetriebe längst mehr als nur ein Zusatzgeschäft. Es ist eine strategische Möglichkeit, den Betrieb profitabler, stabiler und unabhängiger vom schwankenden Tagesgeschäft zu machen. Während klassische Restaurantumsätze oft unsicher sind, schafft Eventcatering Planbarkeit: feste Buchungen, klare Gästezahlen und kalkulierbare Margen.

Wer den Schritt geht, erkennt schnell die Vorteile:

• höhere Umsätze durch Pauschalen und Zusatzleistungen

• engere Bindung zu Gästen und Firmenkunden

• wiederkehrende Aufträge, die Jahr für Jahr Planungssicherheit schaffen

• und eine stabile zweite Umsatzsäule, die das Restaurantgeschäft ergänzt.

Doch eines ist entscheidend: Erfolg im Eventcatering entsteht nicht durch Zufall. Es braucht eine klare Strategie, aktiven Vertrieb, standardisierte Abläufe und konsequentes Controlling. Erst dann wird Eventcatering zum echten Wachstumsmotor für die Gastronomie.

Genau hier setzt unser neuer Kurs: Eventcatering als Erfolgsstrategie in der Gastronomie an, der in Kürze erscheint. Darin erhalten Sie einen klaren Fahrplan – von der Strategie über Kalkulation und Vertrieb bis hin zur Durchführung und Nachbereitung. Alles praxisnah, mit erprobten Vorlagen und Beispielen direkt aus der Gastronomie.

Wenn Sie zu den Ersten gehören möchten, die exklusiv Zugang erhalten, können Sie sich bereits jetzt vormerken lassen. Hinterlassen Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse, und wir laden Sie ein, sobald der Kurs offiziell startet.

Denn: Erfolg ist kein Zufall. Erfolg ist planbar.